— Когда же и кому имеет смысл прибегать к системе «Внутренний Клиент» и на какие вопросы можно получить ответы?
— Во-первых, крупным компаниям со сложной структурой, просто в диагностических целях, чтобы удостовериться, что все отстроено и взаимодействует правильно. Понятно, что идеальной картинки практически никогда не бывает, потому что человеческий фактор никто не отменял. Чем сложнее архитектура компании, тем больше вероятность сбоев «в узлах контактов». Система дает возможность оценить работу подразделений «снизу», глазами сотрудников компании, выявить «лидеров» и «аутсайдеров» по качеству взаимодействий среди подразделений, приучить сотрудников быстро и качественно выполнять свою работу, стремясь к постоянному повышению показателей. И конечно, развернуть корпоративную культуру компании в сторону большей ориентации на Клиента — внешнего или внутреннего. Это если в целом в компании преимущественно все благополучно.
Если же и невооруженным глазом видно, что в компании «где-то сбоит», то «Внутренний Клиент» поможет определить, где именно проблема, и отладить взаимодействия между подразделениями и сотрудниками. Например, в компании часто возникают размолвки и производственные конфликты, или компания работает недостаточно эффективно, или вроде бы все сотрудники заняты, полностью загружены, но результаты компании очень средние. Во всех этих случаях «Внутренний Клиент» может оказать неоценимую помощь. Система позволит не только выявить, но и подсказать способы для устранения негативных тенденций в развитии компании даже на самой ранней стадии их возникновения.
— То есть «Внутренний Клиент» решает как диагностические, так и управленческие задачи?
— Да, это основное. Но я бы упомянула еще мотивационную составляющую. У нас есть хороший опыт использования «Внутреннего Клиента» для проведения корпоративных конкурсов. В этом случае результаты оценки могут использоваться как самостоятельно, так и в совокупности с другими корпоративными показателями, контрольными показателями эффективности для участников. И оценка коллег обычно является хорошим драйвером — и для личностного и профессионального роста, и для общего оздоровления корпоративной атмосферы.
С другой стороны, включение результатов «Внутреннего Клиента» в ежемесячный или ежеквартальный KPI каждого сотрудника усиливает действие обратной связи от оценок, получаемых в ходе проекта. И в этом случае, конечно, приветствуется материальное и нематериальное поощрение сотрудников, сумевших достичь целевых показателей.
— Расскажите подробнее, как проходит оценка. И про обратную связь: как ее получают, в каком виде?
— Сначала я хочу отметить, что проект может быть как разовым — чтобы в диагностических целях получить срез характеристик рабочих взаимодействий в компании, так и регулярным, когда оценки проводятся волнами — месячными, квартальными, полугодовыми — в зависимости от целей внедрения проекта «Внутренний Клиент» и задач развития компании. Периодичность оценок можно менять. В стабильные периоды — оценивать реже, например, раз в квартал. Если же ситуация обостряется или накаляется, то чаще, или локально между определенными подразделениями. «Внутренний Клиент» — гибкий инструмент, его можно настраивать в соответствии с текущими потребностями компании.
После определения целей отбирается и согласуется список участников проекта. Как правило, участниками становятся подразделения, совместная эффективная работа которых имеет максимальное влияние на результаты работы компании в целом. Например, в одной из компаний мы проводили конкурс, в котором «фронт» оценивал работу бэк-офиса. После настройки системы и запуска проекта участники получают доступ в систему и выставляют оценки коллегам, с которыми они связаны рабочими взаимодействиями, по заданным параметрам и критериям. Обычно это «Качество», «Сроки» и «Отношение», оцениваемые по 7-балльной шкале. Но шкалы могут и меняться в зависимости от ситуации в компании и целей проекта.
После закрытия периода оценки каждый сотрудник получает на электронную почту письмо со своими результатами — средние оценки по каждой шкале, общую среднюю оценку по всем шкалам. Он может сравнить свой результат со средним результатом по компании или подразделению, эти данные также есть в письме. Если проект включает более одного этапа, он может видеть, как изменяются его оценки от этапа к этапу. Результаты оценки объективны, потому что коллеги, имеющие регулярные рабочие взаимодействия с сотрудником, выставляют оценки независимо друг от друга. Персональные оценки, разумеется, конфиденциальны — человек не знает, кто и как его оценил, он видит только итоговый «взвешенный» результат.
Руководители подразделений могут видеть результаты каждого из своих сотрудников и своего подразделения в целом. Руководители следующего уровня получают доступ к результатам всех подчиненных подразделений и так далее в соответствии с логикой управленческой иерархии. По запросу Заказчика консультанты составляют аналитический отчет по итогам каждого этапа с комментариями и рекомендациями.
По нашему опыту более эффективны продолжительные проекты, когда есть возможность отслеживать динамику результатов: что меняется, характер изменений. Интересно, что при интерпретации результатов приходится учитывать особенности корпоративной культуры. В одних компаниях приняты очень жесткие требования к качеству и срокам предоставления результатов, в других на что-то закрывают глаза при доброжелательных взаимоотношениях — и это сразу становится понятным по общему уровню оценок.
— Скажите, Елена, охотно ли сотрудники выставляют оценки друг другу? Ведь это какая-то дополнительная нагрузка для них. Наверное, сопротивление случается?
— Да, активность участия бывает разная. Надо отметить, что включение результатов оценки в систему мотивации подстегивает не только к улучшению собственных результатов, но и к участию в оценках других. Многое зависит и от позиции и воли руководства. В одной из компаний мы высылали директору по персоналу ежедневную сводку, кто из сотрудников еще не выставил оценки коллегам, и он по своим каналам принимал стимулирующие меры. В этом проекте был самый высокий процент вовлеченности — 98%. Более активно сотрудники обычно участвуют в проектах, если они проводятся в формате конкурса, где по определению предусматривается только позитивная мотивация.
Мы постоянно совершенствуем систему, чтобы она была максимально информативна и удобна для наших заказчиков. Недавно произошло существенное обновление программного обеспечения, и теперь оно практически не имеет ограничений по количеству участников. Стал более простым и современным визуальный ряд, добавились новые отчеты. «Внутренний Клиент» — очень простая, удобная система с дружелюбным, интуитивно понятным интерфейсом.
И мы видим, что при внедрении «Внутреннего Клиента» у большинства сотрудников в компании очень быстро меняется отношение к проекту, от настороженного или отстраненного на ответственное и заинтересованное. Потому что люди видят, как влияют их оценки на корпоративные отношения и производственные результаты. Наша система действует шире заложенных в нее возможностей и продолжает работать с положительным эффектом не только в корпоративной, но в личной жизни каждого, кто с ней взаимодействовал.
Записала Елена Филякова