Очевидной сложностью для эффективной передачи и усвоения информации стал значительный объем и сложность внутренней инструкции Сети, где были зафиксированы эти стандарты. Такая инструкция насчитывала 19(!) страниц (формата А4) убористого текста с нарушенной структурой, а также с мелкими фотографиями и специфичной внутрифирменной терминологией, при этом сами акции могли меняться каждую неделю! Даже консультанты не с первого прочтения сумели разобраться в такой инструкции, что уж говорить о внешних сотрудниках! Поэтому не удивительно, что при выполнении данных требований персонал магазинов регулярно совершал ошибки. А ведь необходимо было добиться того, чтобы аудиторы уяснили все детали требований к оформлению акций, а также знали допустимые отклонения и смогли объективно оценить работу администрации магазина.
Для решения возникшей проблемы мы прибегли к проверенному способу — представлению инструкции в формате видеоролика. Из практического опыта известно, что видеоформат способен донести информацию более концентрированно, комплексно, точно, наглядно и просто. В короткий срок был профессионально снят и смонтирован ролик, который благодаря современным технологиям без задержки попал на компьютеры и планшеты адресатов (аудиторов). После изучения инструкции
в видеоформате все без исключения аудиторы отметили, что она составлена понятно, также понятны все требования и расставлены нужные акценты. А видеословарь помог легко разобраться со всеми принятыми в Сети терминами и избежать ошибок.
Когда руководители Сети ознакомились с этой видеоинструкцией, их реакцией был закономерный вопрос: «Почему же мы не делаем таких инструкций для самих магазинов? Ведь это же быстро, просто и понятно!»
Вспоминается легенда (может быть, это и правда) о том, что Генри Форд, создавая инструкции для своих сотрудников, прежде чем запустить документы в работу, давал прочитать их (как бы помягче выразиться) людям с низким уровнем умственного развития. Формулировки инструкций сокращали и упрощали до тех пор, пока эти граждане не говорили: «Понятно!» В итоге инструкции Форда — образец управленческого гения:
— простые, однозначно толкуемые слова;
— короткие и простые предложения, лишенные причастных оборотов;
— короткие, четко структурированные тексты.
Как результат — высокая исполнительская дисциплина.
Инструкции и регламенты — неотъемлемая часть управленческого процесса. Насколько понятно и содержательно они составлены, настолько качественного результата приходится ожидать от исполнителя. Со времен деятельности Форда прошло немало времени, и технический прогресс подарил нам много новых возможностей.
Новые возможности для ритейла Далеко не всегда достаточно составить инструкцию в текстовом виде и снабдить текст иллюстрациями. Есть процессы, где видеоинструкция работает намного эффективнее, чем обычный текст и картинка, — как говорится, «лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать». Кстати сказать, «спрос» на видео подтверждают и приоритеты современных интернет-пользователей: на первом месте — видео, на втором — картинка, на третьем — текст.
В настоящее время в ритейле есть множество процессов и объектов, которые проще показать на видео, чем описывать словами. Приведем несколько типичных примеров:
1. Информация о товаре и его свойствах — видеоролик позволяет представить ее достаточно полно и наглядно. Конечно, в каждой компании проводят тренинги, на которых сотрудников знакомят с продуктом. Но использование видео значительно улучшит качество этого обучения (лучшая запоминаемость, наглядность, внимание к деталям и т.д.). Кроме того, видеоролик может быть всегда под рукой — и на внутреннем корпоративном портале, и на мобильном устройстве пользователя (ноутбук, планшет, смартфон). Просмотр такой инструкции быстро восстановит в памяти необходимые детали. Особенно полезно снимать видеоинструкцию по работе со сложным товаром. В нашей практике есть пример, когда был создан демонстрационный видеоролик, рассказывающий и о медицинской технике, что существенно помогло продавцам прояснить многие детали и особенности работы этих изделий.
2. Инструкции с описанием требований к мерчандайзингу, к оформлению торгового зала и выкладке товаров в видеоформате гораздо более практичны при использовании их персоналом. Частный случай мерчандайзинга — оформление маркетинговых акций. Если же описать все эти требования словами, то в результате имеют место многостраничный том с трудно запоминаемой информацией и постоянные ошибки исполнителей с критикой в их адрес за неправильно поставленный холодильник/утюг/монитор, неудачно развешанные шубы/пальто/сорочки, не так оформленные витрины/ ценники/примерочные... — список можно продолжать. Очевидно, что расположение множества предметов в пространстве намного нагляднее и понятнее выглядит на видео. Помимо наглядности, видеоинструкция обеспечивает ясность и однозначность. Ведь в текстовых инструкциях всегда есть масса слов, которые каждый человек может трактовать по-разному (например, «витрина должна выглядеть аккуратной»). Кроме того, часто и в самой фирме, и в отрасли принята своя терминология, которая больше походит на сленг и нередко не имеет ничего общего с первоначальным смыслом таких слов: «менюш- ница», «гондола», «облако», «галстук», «шайба», «свежак» и т.п. В таком случае подготовленный видеословарь помогает привести понимание смыслов к общему знаменателю.
3. Инструкции для различных категорий персонала по выполнению множества операций или определенной их последовательности — от работы кассира на кассе, процесса штрих-кодирования и оснащения товара противокражными метками до формирования заказа или отчета.
Стандарты обслуживания покупателей/клиентов, описывающих процесс, когда человек общается с человеком. В данном случае следует учитывать еще одну отличительную особенность видеоинструкций, касающуюся качества обслуживания покупателей: важно не только то, что говорит продавец, но и как он это говорит. Недостаточно в инструкции написать про приветствия и улыбки — бумага не передаст творческий характер и теплоту этого процесса, важно наглядно показать все детали взаимодействия в различных ситуациях от приветствия до прощания, от продажи до возврата товара.