Многие менеджеры убеждены: в вопросах оптимальной организации труда по большому счету все давно придумано. Со времен Тейлора ничего кардинально нового не появлялось и не появится. Так ли это? В пику бытующим консервативным взглядам хочется рассказать историю, в которой нам посчастливилось принять непосредственное участие.
Представьте гигантскую розничную сеть, в ассортименте которой преобладают аксессуары, сувениры, украшения — словом, все то, что мы привычно дарим коллегам, друзьям и родным, когда отмечаем особенные для них и для нас даты. Накануне таких дат мы дружно включаем творческую мысль и отправляемся в поход за подарками. И встречаем по пути немало таких же радостно возбужденных покупателей. Но истинный размах предпраздничного ажиотажа можно увидеть только с высоты птичьего полета. То есть посмотрев на графики продаж по сети. Под Новый год, перед 14 и 23 февраля, накануне 8 Марта — в эти райские для компании денечки кривая выручки взлетает буквально к звездам. Представляете, что при этом происходит на Центральном складе, где трудятся около тысячи человек?
Конечно, кривая интенсивности работы склада более пологая и сглаженная, чем кривая интенсивности продаж. Тем не менее в период с декабря по март товаропоток через склад как минимум удваивается. Соответственно, четыре месяца в году рук на складе нужно в полтора-два раза больше, чем в остальные 8 месяцев. Компания не может позволить себе ни держать избыточный складской персонал, ни отправлять людей на 8 месяцев в отпуск. Простое и эффективное решение — набирать временный персонал через аутстаффинговые компании. Решение неплохое, но...
Но помимо неравномерности товаропотока в разные месяцы случается также большая неравномерность в движении товара через склад на протяжении рабочего дня. То товара привезут втрое больше, чем обычно, то заявок из магазинов рекордно много, то задержатся, а потом вдруг наедут в один день машины для доставки груза в регионы. И тогда оказывается, что не хватает рук и возникают заторы то на приемке, то на сборке и комплектовании, то на погрузке. Для этой проблемы тоже есть простое и эффективное решение: отказаться от идеи разделения труда между узко специализированными людьми, знающими только свой участок. Готовить универсалов, которых можно оперативно перебрасывать с участка на участок — каждый раз туда, где больше всего нужны их руки.
Две проблемы — два простых решения. Простых, но не очень-то совместимых! Потому что на каждом участке работать нужно в спринтерском темпе, не ошибаться и при этом иметь отличные навыки обращения с задействованной на участке техникой — сканерами, погрузчиками, конвейерами. За какое время можно и нужно обучать людей, которые набираются только на 4 месяца? Учиться дольше одной-двух недель «за свой счет» — желающих не найдется. А платить во время учебы стипендию — в убытке останется компания. Да и пропускная способность Учебного центра ограничена: больше четырех тренеров не выдержит бюджет. Опять же проблема неравномерности сезонной загрузки центра. За годы работы у складских сотрудников сформировалось стойкое убеждение: набрать людей на 4 месяца и в разумный срок обучить их можно только для самой простой складской операции — стикеровки. А вот подготовить и быстро запустить в работу, скажем, квалифицированных комплектовщиков — такая задача не под силу ни временно набираемому персоналу, ни Учебному Центру.
Значит, в лучшем случае универсалов, способных работать на любом участке и быть «на ты» со всей складской техникой, можно подготовить только на основе постоянного кадрового ядра. Временные рабочие для этого не годятся. Таким и было первоначальное решение. Учебный центр непрерывно перековывал «специалистов участка» в универсальных работников. И затем все отлично срабатывало в период низкого сезона, когда в процесс были включены только постоянные рабочие. Старшие смен освоили искусство маневра рабочей силой. Люди гибко и оперативно перераспределялись на перегруженные участки. Зарплату мобильному персоналу прибавили, но прибавка эта с лихвой перекрывалась отдачей от труда людей.
Однако в высокий сезон, когда и наступала самая неразбериха, — универсалов, способных работать не только на стикеровке, категорически не хватало. А как они были бы нужны! Как хотелось, чтобы и с 1300 человек в горячую пору склад работал столь же эффективно, что и с 800 в затишье!
В свое время в СССР на голом энтузиазме сложилось мощное инженерное сообщество, разрабатывавшее алгоритмы решения изобретательских задач. Одна из ведущих идей заключалась в том, что изобретение рождается в момент столкновения мысли с предельно сжатой и острой формулировкой противоречия, которое нужно решить. Фактически руководство склада столкнулось именно с таким противоречием: универсальный работник — значит, не временный, а временный — значит, не универсальный. И противоречие было разрешено!
Несколько моментов легли в основу решения. Во- первых, были повышены требования к образовательному уровню и общему развитию временного персонала. Пришлось отказаться от набора трудовых мигрантов, дешевизна найма которых, как оказалось, не компенсировала множества проблем и с обучением, и с языком, а главное — с невозможностью нормально управлять людьми, выросшими в другой культуре и других традициях. Выяснилось, например, что для уроженца из Средней Азии не подчиниться руководителю-женщине и игнорировать ее указания — вопрос чести и принципа!
Немалых трудов стоило найти аутстаффинговое агентство, готовое поставлять в нужном количестве временных работников из коренных россиян. А дальше началась борьба за качество. Чтобы коробки кидать — зачем вам образованные, да умные, да находчивые? — недоумевали аутстафферы. Лучше один раз показать, чем сто раз рассказывать! Для представителей агентства специально была организована экскурсия по складу, и они сами смогли оценить и разнообразие складской деятельности, и сложность выполняемых операций, и серьезность требований при освоении новейшего оборудования. В результате, когда наступил высокий сезон, на склад пришли уже другие люди. С более высокими запросами по зарплате, но и более смышленые, любознательные, подкованные технически. Общий уровень временных рабочих заметно подрос, но все же едва удерживался на допустимой грани и все время норовил соскользнуть с нее. Чтобы повысить и стабилизировать обучаемость людей «на входе», пришлось найти еще два агентства и перейти в работе с аутстафферами на принцип краткосрочных договоров и постоянного тендера. Это сработало.
Вторым важным моментом в решении проблемы стала постановка перед тренерами задачи: резко ускорить цикл обучения новичка, пусть даже ценой уменьшения численности учебных групп и «пропускной способности» центра. Задача была решена за счет интенсификации учебного процесса, непрерывного отбора наиболее обучаемых людей, размещения инструкций-подсказок на рабочих местах. Кроме того, в учебные программы вошли основы тренерской работы, алгоритмы и принципы построения самого обучения. С подготовки и переподготовки складских работников центр стал потихоньку переключаться на подготовку наставников, которым он передавал свои тренерские компетенции.